استفاده مناسب از ابزارهای اجتماعی

آخرین مورد از معضلات کار مجازی که در چند قسمت گذشته آن‌ها را برشمردیم، تفاوت‌‌های فرهنگی است. تیم‌‌هایی که در نقاط مختلف دنیا پخش شده‌‌اند، اعضایی دارند که ممکن است سوابق فرهنگی کاملا متفاوتی داشته باشند. آیا همان ارتباطات تکنولوژی‌محور، برای گروه‌هایی که اعضای متنوعی دارند، کاربرد دارد؟

استفاده مناسب از ابزارهای اجتماعی

یک مطالعه نشان می‌دهد تنوع فرهنگی مانع ارتباطات تیمی می‌شود و اینکه استفاده مناسب از تکنولوژی می‌تواند آثار منفی تنوع در ارتباطات را کاهش دهد. ابزارهای غیرهمزمان مثل ایمیل، برقراری نادرست ارتباط را که ناشی از اختلاف‌‌های زبانی بود، کاهش دادند. ارتباطات همزمان، اعتماد را افزایش دادند و به پرورش نوعی حس هویت تیمی کمک کردند.

محتوای ارتباطات ما چه تعاملی با تنوع و تکنولوژی در تیم‌‌های پراکنده دارد؟ در شرایط چند‌فرهنگی و چند‌زبانی، خیلی راحت می‌توان یک ایمیل «بله» یا «خیر» فرستاد. برای تبادل اطلاعاتی که نیاز به تیزهوشی و مهارت دارند، ترجیحا بهتر است از یک ابزار دیگر استفاده کرد. یک مطالعه نشان می‌دهد تکنولوژی‌‌های ارتباطی غنی‌‌تر، امکان نشان دادن عواطف و احساسات لازم برای تبادل محتوای پیچیده را فراهم می‌کنند. تکنولوژی‌‌های ارتباطی ضعیف‌‌تر، امکان تبادل محتوای ساده را فراهم می‌کنند و در عین حال، سوء تعبیرهای ناشی از اختلاف‌‌های فرهنگی را به حداقل می‌‌رسانند. چیزی که در یک فرهنگ ممکن است متداول و مناسب به نظر برسد، در فرهنگ دیگر کمیاب و حتی مطرود است.

در تیم‌‌های مجازی جهانی، سوابق فرهنگی اعضای تیم، ممکن است بر چگونگی استفاده آنها از تکنولوژی اثر بگذارد. برخی فرهنگ‌‌ها تعامل رو‌دررو را شکل اصلی ارتباط می‌‌دانند. مشخصا، این نوع تعامل برای یک تیم کاری که در جاهای مختلف دنیا پراکنده است، امکان‌‌پذیر نیست و بنابراین ارتباط ویدئویی به عنوان بهترین انتخاب، اهمیت دارد. اگر رسانه‌های همزمان و قابل دیدن موجود نباشند، کنفرانس‌‌های صوتی همزمان یا تماس‌‌های تلفنی، بهترین جایگزین هستند. در حالی که از ایمیل می‌توان برای تبادل اطلاعات جزئی استفاده کرد، برای تبادل اطلاعات بین افراد از فرهنگ‌‌های مختلف، پلتفرم‌‌های پیام‌‌ر‌‌سان فوری گزینه بهتری هستند. با اینکه فرهنگ‌‌های غربی بر مکالمات آنی برای انتقال اخبار بد تاکید دارند، ایمیل معمولا گزینه بهتری برای انتقال اخبار بد، قبل از تماس تلفنی است، تا فرد دریافت‌‌کننده خبر، زمان لازم برای پردازش به صورت غیرهمزمان را داشته باشد.

با توجه به تفاوت‌‌های افراد، ما نمی‌توانیم عقاید و فرضیات خودمان را درباره اینکه کدام رسانه در فرهنگ‌‌های مختلف بهترین و بیشترین کاربرد را دارد، تحمیل کنیم. تفاوت‌‌ها آشکار هستند. توصیه‌‌ای که می‌توان برای انجام درست این کار داشت، این است که همیشه از شرکای ارتباطی خود بپرسید اولویت‌‌شان برای نوع رسانه‌‌ای که می‌خواهند در کار استفاده کنند، چیست. در نهایت، تکنولوژی ارتباطی مناسب، بر اساس سوابق زبانی و فرهنگی همکاران ما مشخص می‌شود.

به‌‌کارگیری ابزارهای اجتماعی

زندگی مدرن ما، تا حدی با ارتباط مداوم رسانه‌های اجتماعی به صورت شخصی و سپس حرفه‌‌ای، تعریف شده است. شرکت‌‌های رسانه‌های اجتماعی که به سرعت هم در حال رشدند، افتخار می‌کنند که روزانه ده‌ها میلیون کاربر در پلتفرم‌‌های خودشان دارند. ابزارهای اجتماعی وقتی با موفقیت اجرا می‌شوند، به کارکنان بدگمان امکان می‌دهند که به شکل موثر‌‌تری ارتباط برقرار کنند، دانش به اشتراک بگذارند، همکاری و نوآوری داشته باشند. ابزارهای اجتماعی همچنین به کارکنان امکان می‌دهند درباره اقدامات و پروژه‌های موجود که با پروژه‌های خودشان همپوشانی دارند، چیز یاد بگیرند. این باعث می‌شود کارهای تکراری کاهش پیدا کند و منابع برای تمرکز بر جاهای ضروری دیگر، آزاد شود.

گروه مهندس‌‌ها در یک شرکت چندملیتی تکنولوژی پیشرفته را در نظر بگیرید که مکالمات آنها از طریق ابزارهای اجتماعی، امکان انتقال دانش مفید را فراهم کرده بود. وقتی یکی از مهندس‌‌ها در دفتر واقع در آلمان متوجه شد دفتر پیشرفته‌‌تر توکیو یک اپلیکیشن تجزیه و تحلیل وب را در سطح محلی اجرایی کرده، با مهندس مستقر در توکیو تماس گرفت تا اطلاعات بیشتری درباره این اپلیکیشن به دست آورد و بداند چه پشتیبانی‌‌هایی لازم دارد. سپس استفاده از این اپلیکیشن را شروع کرد و رضایت خودش را با گروه در میان گذاشت. مهندس‌‌های فرانسوی و آمریکایی که این نظر را خواندند، برای استفاده از اپلیکیشن در بازارهای داخلی خودشان اظهار تمایل کردند. وقتی مدیر گروه دید این اپلیکیشن با موفقیت در توکیو و آلمان استفاده شده و پتانسیل موفقیت در جاهای دیگر را هم دارد، دستور داد در همه بازارها از آن استفاده شود. این‌گونه به‌‌ اشتراک‌‌گذاری دانش در بازاریابی، فروش و گروه‌های حقوقی، در نتیجه مکالمات فی‌‌البداهه در رسانه‌های اجتماعی، زیاد اتفاق افتاده است.

کارکنانی که در مکان‌‌های مختلف دنیا کار می‌کنند، برای برقراری ارتباط و ایجاد یک هویت مشترک بین خودشان، با دشواری مواجه هستند. ابزارهای اجتماعی می‌توانند ارتباطات فردی و حرفه‌‌ای را تسهیل کنند، اعتماد را افزایش دهند و مرزهای فرهنگی و جغرافیایی را به هم نزدیک کنند. خیلی از کارکنان جهانی می‌گویند ابزارهای اجتماعی داخلی، پنجره‌‌ای را به سوی مباحثات سازمانی گسترده‌‌تر باز می‌کند که در غیراین‌صورت در اختیارشان نبود. کارمند یک شرکت تجارت الکترونیک می‌گوید: «می‌‌فهمم بقیه در دفاتر مرکزی چه کار می‌کنند و چه نوع پروژه‌هایی را چگونه پیش می‌‌برند. بنابراین، قطعا حس می‌کنم ارتباط بیشتری با آنها دارم.» بقیه افراد شرکت با او هم‌‌نظر هستند و می‌گویند «حس می‌کنیم عضوی از یک خانواده هستیم. نگاهمان متفاوت است، ممکن است نظرات متفاوت داشته باشیم، اما در پایان روز یک کار مشترک انجام می‌‌دهیم.» در یک محیط کار مجازی که افراد به‌‌ندرت هم را از نزدیک می‌‌بینند، ابزارهای اجتماعی به کمک می‌‌آیند تا همه حس تعلق داشتن کنند. وارد کردن ابزارهای اجتماعی به یک شرکت، کار ساده‌‌ای است. اسلک یا مایکروسافت تیمز، نمونه‌های ابزارهای اجتماعی هستند که روی صفحه کامپیوتر میلیون‌ها کاربر قرار گرفته‌‌اند. بیشتر ابزارهای اجتماعی، اپلیکیشن‌‌های ابری هستند و بنابراین به سرمایه‌‌گذاری چندانی در زیرساخت‌‌ها نیاز ندارند. در نهایت، ایجاد ضرورت و تعیین اولویت‌ها، برای استفاده از ابزارهای اجتماعی، کار رهبر سازمان است. ما ممکن است ارتباط مجازی داشته باشیم، اما تحت تاثیر جنبه‌های انسانی دینامیک‌‌های اجتماعی قرار می‌‌گیریم که از تعاملات رو در رو به یاد داریم. خیلی از مواقع رهبران سازمان برای تعیین اولویت‌ها به تکنولوژی روی می‌‌آورند، اما تکنولوژی، جایگزین رهبری انسانی نیست.

منبع: دنیای اقتصاد